Un passo avanti rispetto ai problemi con la manutenzione preventiva

Come ci ha largamente dimostrato il COVID-19, prevedere il futuro è un lancio di monete. All’inizio della pandemia si pensava che il virus sarebbe durato alcune settimane. Nessuno avrebbe immaginato che avremmo indossato mascherine, mantenuto la distanza fisica e atteso i vaccini più di un anno dopo.

Le aziende non potevano prevedere l’impatto dei lockdown sulla produttività, sulle operations e sulla manutenzione delle strutture, incluse risorse come reti, computer, illuminazione, HVAC, mobilio e altri oggetti che fanno ormai parte di un posto di lavoro moderno.

Se la pandemia ci ha insegnato qualcosa, è l’importanza di un solido piano di manutenzione preventiva sia per le operazioni quotidiane che per la gestione delle crisi. Stare al passo con i problemi non solo consente di risparmiare budget prezioso, ma aiuta a garantire che il tuo luogo di lavoro sia sempre pronto ad accogliere i dipendenti.

 

Definizione della manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva è essenziale per mantenere edifici e beni in condizioni ottimali. Che si tratti di grandi o piccole sedi, di una singola sede o di uffici globali, tutti i luoghi di lavoro hanno componenti che devono essere regolarmente mantenuti e aggiornati.

Queste attività sono tra le spese più elevate di un’organizzazione. Secondo un rapporto di Aberdeen, una società di marketing comportamentale B2B globale, il costo per un’ora di inattività aziendale è cresciuto da $ 260,000 nel 2014 a $ 492,000 nel 2016.

Questo numero è probabilmente molto più alto oggi.

A differenza della manutenzione correttiva, un servizio on demand per correggere un problema specifico in un momento imprevisto, la manutenzione preventiva è prevedibile. Le attività eseguite a intervalli regolari, ad esempio la manutenzione periodica, le ispezioni pianificate, la pulizia e gli aggiornamenti, possono prolungare la durata degli asset, migliorare le condizioni e rendere la manutenzione correttiva meno frequente e/o costosa.

Ciò può significare notevoli risparmi di tempo e denaro per le organizzazioni con budget e risorse limitati. La Mount Royal University (MRU), una delle principali università del Canada, ha automatizzato la sua manutenzione preventiva con Archibus dopo che i ticket di manutenzione correttiva sono cresciuti da 3.000 nel 2012 a oltre 14.000 nel 2020. In precedenza, inoltre, il personale delle strutture trascorreva ore a creare manualmente report di manutenzione.

“Quando si trattava di generare report, non avevamo fonti affidabili”, ha dichiarato Jason Philipchuk, ANALISTA DI SUPPORTO TECNOLOGICO ARCHIBUS MRU. “Con Archibus, abbiamo migliorato l’inventario delle apparecchiature per garantire e programmare la manutenzione preventiva e tenere traccia del ciclo di vita degli asset. In questo modo, teniamo i nostri manutentori sul campo e non in ufficio a lavorare sui rapporti di lavoro.

 

Tre passaggi per la manutenzione preventiva

Per sviluppare un’efficace routine di manutenzione preventiva sul luogo di lavoro, sono essenziali tre passaggi. Inventario, lo sviluppo di procedure di manutenzione e la definizione di priorità critiche.

 

• Fai il punto sui tuoi beni

Senza un inventario delle risorse, è impossibile impostare un programma di manutenzione preventiva efficace. Un inventario completo raccoglie tutte le apparecchiature che necessitano di manutenzione regolare. Include informazioni relative alle strutture, attrezzature personali e infrastrutture. Durante la determinazione di ciò che si dispone, è necessario raccogliere informazioni e documenti pertinenti su ogni asset: età, procedura di manutenzione, cronologia, date di aggiornamento e schemi di funzionamento.

Un ottimo punto di partenza è raccogliere tutte le informazioni relative ai sistemi di supporto delle strutture come HVAC, impianti idraulici, illuminazione, apparecchiature elettriche facendo riferimento a disegni architettonici.

Se necessario, l’inventario deve includere tutti gli elementi personali come desktop, laptop, stampanti, fotocopiatrici e altre apparecchiature IT, incluse le apparecchiature utilizzate dai dipendenti in remoto.

 

• Stabilire le procedure di manutenzione e le tempistiche

Una volta creato l’inventario degli asset, è il momento di progettare una procedura di manutenzione preventiva specifica per ogni risorsa, standard o specifica. La procedura dovrebbe basarsi sulle raccomandazioni dei produttori; tuttavia, alcune procedure potranno essere state variate per supportare attività più complesse e critiche a causa della pandemia .

Una volta completato l’elenco, utilizzare gli standard del produttore o della tua azienda per impostare un programma di manutenzione preventiva. Poniti tutte le domande necessarie che aiuteranno il tuo processo di pianificazione, ovvero:

 

• Le procedure di manutenzione si possono organizzare e raggruppare?
• In quale frequenza?
• Gli asset richiedono procedure d’intervento in momenti diversi? 
• Ho il personale giusto per fare il lavoro come richiesto? Dovrei prendere in considerazione l’outsourcing?

Successivamente, sarà necessario determinare il flusso di lavoro interno che regola gli ordini di lavoro di manutenzione. Valutare i budget di manutenzione, l’allocazione delle risorse, l’emissione e l’approvazione degli ordini di lavoro, il carico di lavoro e i pagamenti delle fatture.

 

• Priorità

Quando le risorse sono scarse, potrebbe mancare la capacità di rispettare la pianificazione delle attività di manutenzione. Determinare le priorità critiche per la manutenzione preventiva non è una scienza esatta. Sebbene queste decisioni possano essere soggettive, è importante dare la priorità a ciò che conta di più, in particolare quando la tua azienda è colpita da crisi che alterano le routine tipiche. Il costo è un fattore aggiuntivo per determinare le priorità del servizio. I Facility Manager dovrebbero considerare il costo sia della manutenzione programmata, che delle riparazioni/sostituzioni. Se un’attrezzatura è fuori servizio, per quanto tempo sarà fuori servizio? Quanti dipendenti non saranno in grado di svolgere il proprio lavoro e per quanto tempo? Quanto costa perdere la produttività?

 

Mantenere flessibili i piani di manutenzione preventiva

La pandemia di COVID-19 ha smentito alcune routine tipicamente prevedibili. Sebbene esistano procedure di manutenzione standard, ogni luogo di lavoro è stato colpito in modo diverso. Alcune apparecchiature richiedono la manutenzione programmata, indipendentemente da chi è o non è in ufficio. Altri piani di manutenzione preventiva cambiano sostanzialmente in base al modo in cui covid-19 ha impattato sul personale, sulla produzione e sul servizio clienti.

A causa del COVID-19, la manutenzione dello spazio di lavoro potrebbe non sembrare così urgente in questo momento. Ma trascurare la manutenzione preventiva può avere conseguenze costose e a lungo termine. Il tuo piano di manutenzione preventiva dovrebbe essere abbastanza flessibile da consentire gli interventi necessari senza interrompere completamente le routine tradizionali.

La flessibilità è ancora più importante quando i dipendenti che hanno lavorato da remoto tornano sul posto di lavoro. I Facility Manager devono bilanciare le esigenze dei lavoratori in ufficio con quelle che lavorano ancora da casa.

Benjamin Franklin disse che “Un grammo di prevenzione vale un chilo di cura” per promuovere una migliore sicurezza antincendio nel 1770. Questo detto è valido ancora oggi per le aziende che affrontano quotidianamente “incendi”. Adottare corrette misure per mitigare i danni è il modo più intelligente per la gestione delle strutture.

La manutenzione preventiva può essere una delle migliori strategie per garantire la sicurezza di un’azienda, ora e in futuro.

Fonte: SpaceIQ

Link al testo originale: premi qui

Traduzione: Synthesis3

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